获取特定的舰队资产来控制、转移和处理——并保持其运作——并不便宜。设备通常是建筑或环保公司最大的资本支出。在当今竞争激烈的环境中，车队经理越来越多地负责控制设备维修和维护成本，同时产生积极的投资回报。这不是一个小壮举，尤其是在多个工作地点工作，可能需要在多个州使用相同的资产。
了解每个资产或资产类别的总拥有成本(TCO)对于制定影响底线的战略、数据驱动的车队决策至关重要。这些决策包括购买什么品牌，是购买新的还是旧的，预期的使用时间，何时处置资产以获得最大的投资回报(ROI)，潜在的处置市场，也许最重要的是，何时租赁而不是拥有。
车队经理可能会认为拥有比租赁更划算，但在很多情况下，这些假设可能是错误的。对TCO的可见性可以帮助公司从数量上看到，在财务上，租用什么时候是更好的决定。TCO可以显示通过避免设备购买的资本支出(capex)以及持续维护、运输和存储的成本，他们可以节省多少钱。当然，从资本支出预算中减去的钱可以投资到其他地方，同时将这些运营支出纳入当前工作的成本中。
了解TCO是实现公司资金最大化的第一步。但TCO并不总是一个容易计算的数字，在很大程度上是因为它包括了持续的维护和运营成本。由于这些成本随着使用和操作环境的不同而不同，因此每个公司的成本也不同。
了解一家公司的真实成本需要历史数据，最好是至少6到9个月的历史数据。如果没有这些数据，承包商只能靠猜测而不是计算。
基于云的车队管理软件，与设备远程信息处理相结合，对于处理数据至关重要。大多数现代车队管理解决方案允许公司查看与拥有、运营和维护特定资产相关的成本。
要计算TCO，首先把它们加起来:
- 购买价格，含税
- 在您所在州或地区许可DOT设备的费用
- 保险和延长保修期的费用
- 将设备从一个工地运到另一个工地的费用
- 维护和修理费用，包括零件、用品和人工
- 配备训练有素的技术人员来维护设备的费用
- 燃料和石油费用
- 存储成本
- 融资利息(资金成本)
- 折旧
对于保险、维护和燃料等持续成本，承包商需要估计其计划拥有资产的年限，然后将预计的年度成本乘以这个数字。在计划的生命周期结束时，减去单元销售的任何预期收入，就得到TCO。为了将TCO年化，公司需要将TCO金额除以计划拥有设备的年数。(一旦公司了解了TCO，就可以用它来完善生命周期规划。)
当然，年度TCO并不是一成不变的。折旧费用随着时间的推移而减缓;与此同时，维护和维修成本往往随着使用时间和运行条件的增加而增加。
为了计算维护成本，通过车队管理软件管理的预防性维护计划至关重要。承包商可以使用车队管理软件生成定期报告，揭示拥有和操作设备的成本曲线，以帮助确定处理设备的最佳时间。
要了解一件设备是否有利可图，除了TCO之外，还需要第二个投入，那就是利用率。
车队管理软件可以提供每个资产或资产类型使用情况的可见性。更高的使用率意味着更低的成本
每小时使用;机器使用得越多，产生的利润就越多。
另一方面，未充分利用的资产可能与特定于项目解决方案的资产一起是出租的良好候选者。虽然没有硬性规定，但明智的做法是将利用率低于50%的单元评估为可出租单元，因为它们大部分时间闲置(同时，价值会贬值)。
为了进行购买和租赁的比较，可以将年化TCO与每年使用设备的周数或月数租用同一单元的成本进行比较。
不要只看每年的使用时间;即使一家公司每年使用一项资产的时间很少，但如果该设备几乎每天都在使用，那么它应该被视为必不可少的，并且调查从租赁车队中购买一项二手资产可能是正确的途径。
TCO不仅仅是一个数字，它还是一个可以释放价值的重要数据。总的来说，TCO和利用率是制定全面舰队战略的重要组成部分，可以帮助承包商实现年度预算目标并降低舰队成本。
在购买什么设备、什么时候出售这些资产以及什么时候出租而不是拥有这些资产方面做出更明智的决定至关重要。此外，在维修、维护和操作设备方面寻求专家建议始终是一种最佳做法。